Wann ist eine Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen?

Die Abmahnung stellt im Arbeitsrecht die Aufforderung der einen Partei an die andere dar, ein arbeitsvertragswidriges Verhalten zu beenden und/oder zukünftig zu unterlassen, verbunden mit der unmissverständlichen Warnung, im Wiederholungsfalle drohe eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses.

Der Abmahnung kommt daher eine Rüge- und eine Warnfunktion zu.

Oft möchten Arbeitnehmer Abmahnungen nicht ohne Weiteres hinnehmen. Gem. §§ 242, 1004 BGB kann ein Arbeitnehmer zunächst dann die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte verlangen, wenn die in der Abmahnung erhobenen Vorwürfe unzutreffend sind, die Abmahnung zu unbestimmt oder unverhältnismäßig ist. Gleiches gilt, wenn das beanstandete Verhalten in rechtlicher Hinsicht keinen Pflichtverstoß darstellt.

Ist die Abmahnung dagegen – insbesondere in formeller Hinsicht – ordnungsgemäß ausgesprochen worden, so stellt sich die Frage, ob eine Abmahnung auch nach Ablauf einer gewissen Zeit aus der Personalakte entfernt werden muss, wenn der Arbeitnehmer keine Pflichtverstöße mehr begangen hat. Nach Auffassung des BAG kann der Arbeitnehmer nur dann die Entfernung einer zu recht erteilten Abmahnung aus der Personalakte verlangen, wenn das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht bedeutungslos geworden ist.

Vor dem Hintergrund der sog. „Emmely“-Entscheidung des BAG, nach der ein langer beanstandungsfreier Verlauf des Arbeitsverhältnisses für die Interessenabwägung im Rahmen einer verhaltensbedingten Kündigung relevant sein kann, dürfte es Arbeitgebern in Zukunft recht leicht fallen, ein berechtigtes Interesse für die weitere Aufbewahrung der Abmahnung in der Personalakte vorzutragen. Allerdings hat das BAG auch deutlich gemacht, dass alleine dieser Gesichtspunkt nicht dazu führt, dass eine Abmahnung auch Jahre später immer noch bedeutungsvoll ist. Ein hinreichend lange zurückliegender, nicht schwerwiegender und durch den beanstandungsfreien Verlauf des Arbeitsverhältnisses faktisch überholter Pflichtverstoß, könne seine Bedeutung für eine spätere Interessenabwägung gänzlich verlieren.

Anders sieht das BAG dies wohl im Vertrauensbereich. Hier könne eine nicht unerhebliche Pflichtverletzung auch erhebliche Zeit später noch von Bedeutung sein.

RA Dr. Christian Velten, Arbeitsrecht – Gießen
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